Durante uma viagem de negócios, as despesas incorridas por um funcionário em nome da empresa são referidas como despesas de viagem. Estão em causa duas categorias principais de despesas profissionais: despesas de transporte e despesas de alimentação e alojamento. Como todas as despesas profissionais, as despesas de viagem são reembolsadas pelo empregador na forma de um montante fixo ou com base nas despesas reais. As despesas de deslocação estão excluídas da base de cálculo das contribuições para a segurança social e são dedutíveis à taxa. Fique por dentro do assunto com nosso guia prático para gerenciar despesas com viagens corporativas , ao escolher um estacionamento no aeroporto de Guarulhos .
1 – Despesas com viagens de negócios: definição
As despesas de viagem incorridas pelo funcionário em nome da empresa incluem várias categorias de despesas profissionais. Estes são, em particular, custos de transporte e custos de acomodação incorridos no contexto do trabalho. Os custos de viagem referem-se tanto a viagens de negócios de longa distância (grandes viagens) quanto a viagens curtas feitas para fins profissionais (pequenas viagens).
1.1 – Que tipos de despesas de negócios estão incluídas nas despesas de viagem?
As despesas de deslocação correspondem essencialmente às despesas de transporte do colaborador. Estas despesas de transporte incorridas no âmbito do trabalho abrangem a utilização da viatura pessoal do trabalhador, eventual título de transporte público, despesas de táxi e estacionamento, etc. As despesas permitidas em viagens de negócios também incluem despesas de hospedagem e alimentação. Finalmente, as despesas de viagem de negócios podem incluir certas despesas necessárias para o cumprimento da missão (despesas de comunicação, suprimentos, representação, feira, etc.).
1.2 – Como declarar despesas de viagem para impostos?
O valor das despesas de viagem dos funcionários é dedutível da declaração de imposto de renda. Os empregados podem então optar pela dedução dos custos reais ou pelo abatimento fixo de 10%.
1.2.1 – Declarar despesas reais de viagem
Para deduzir o valor real das despesas de viagem, os funcionários devem ter todos os documentos comprovativos e guardá-los por 3 anos (no caso de auditoria fiscal). Os subsídios fixos pagos aos funcionários para despesas de viagem são adicionados aos salários tributáveis (imposto de renda).
1.2.2 – Declarar despesas reais de viagem
Ao optar pela dedução fixa de 10%, os funcionários não precisam tomar nenhuma medida. Este subsídio é calculado automaticamente sobre o salário pelas autoridades fiscais.
1.3 – Como refacturar as despesas de deslocação aos clientes?
A empresa pode refaturar as despesas de viagem de seus clientes. Se a empresa beneficiar da recuperação do IVA , fatura ao cliente as despesas de viagem com base no seu valor sem impostos. Se a empresa estiver isenta de IVA, ela fatura novamente o cliente pelas despesas de viagem com base no valor, incluindo impostos.
Para o refaturamento das despesas com viagens de negócios, a empresa pode optar por um valor fixo válido para todos os clientes. Pode ainda optar pela refacturação com base nos custos de quilometragem, cuja tabela é fixada pela Administração Fiscal.
2 – Como calcular despesas com viagens de negócios
O cálculo das despesas com viagens de negócios leva em consideração as despesas de transporte do funcionário e as despesas adicionais com hospedagem e alimentação.
2.1 – Despesas de viagens de negócios e cálculo das despesas de transporte
O cálculo das despesas de viagem de negócios inclui as seguintes despesas de transporte :
custos incorridos por viagens de negócios com o veículo pessoal do funcionário;
custos de combustível relacionados com a deslocação para o local de trabalho com a viatura pessoal do trabalhador;
taxas de carpooling;
assinatura de transporte público para o trajeto casa – local de trabalho;
titre de transport ;
aluguer de um veículo (carro ou bicicleta);
taxas de pedágio e/ou estacionamento.
As despesas de viagem incorridas pelos funcionários no decurso do seu trabalho são reembolsadas. O empregador pode optar pela cobertura em termos reais ou na forma de subsídio de quilometragem . Esses dois métodos de reembolso são discutidos posteriormente neste artigo.
2.2 – Despesas com viagens de negócios: viagens longas e viagens curtas
O cálculo das despesas de deslocação é diferente consoante se trate de despesas incorridas pelo colaborador em situação de deslocação maior ou deslocação menor.
2.2.1 – Cálculo das despesas de alojamento e alimentação em situação de viagem de longo curso
Em situação de grandes deslocações , as despesas adicionais de alimentação e alojamento do trabalhador são suportadas pela empresa. O subsídio de viagem de longa distância varia de acordo com a duração e o local da viagem. Seu cálculo pode ser baseado em custos reais, franquias de quilometragem ou em uma combinação que combina remuneração real e remuneração fixa.
As grandes deslocações referem-se à situação em que as condições de trabalho impedem o trabalhador de chegar diariamente ao seu local de residência. O deslocamento maior deve atender cumulativamente aos dois critérios a seguir:
o local de residência e o local de trabalho distam 50 km ou mais (distância por viagem);
a viagem casa – local de trabalho por transporte público dura 90 minutos ou mais.
2.2.2 – Cálculo das despesas com refeições em situação de viagens curtas
Numa situação de deslocação de curta duração , as despesas de alimentação e transporte do trabalhador são suportadas pela empresa. Viagem curta designa a situação em que as condições de trabalho impedem o trabalhador de regressar ao seu domicílio todos os dias para tomar a sua refeição. Este plano se aplica se o funcionário puder retornar todas as noites ao seu domicílio ou local de residência habitual. Caso contrário, o empregado ingressa no regime de viagens de longa distância. O reembolso das despesas profissionais relacionadas com viagens curtas (refeições e transporte) pode ser feito sob a forma de um subsídio fixo (bónus de cesta e subsídio de quilometragem) ou com base nas despesas reais.
3 – Qual o reembolso das despesas de viagens de negócios?
As despesas de deslocação profissional efectuadas pelo trabalhador no âmbito do seu trabalho são suportadas pela empresa. Dois métodos de reembolso de despesas de viagem de negócios são oferecidos pelo empregador. Isso pode ser o reembolso de despesas reais ou apoio na forma de uma indenização de montante fixo . Seja qual for a opção escolhida, o reembolso das despesas de deslocação deve respeitar determinados limites para poder ficar isento de contribuições para a segurança social.
3.1 – Reembolso de despesas de viagens de negócios
O montante fixo pago pela entidade patronal para compensar as despesas de deslocação do trabalhador deve respeitar o limite de isenção fixado pelas autoridades fiscais. No caso de uma indemnização por montante superior a este limite de isenção, prevêem-se duas situações.
A indenização injustificada (falta de documentos comprobatórios) é considerada como remuneração adicional. É reintegrado na base de cálculo das contribuições previdenciárias do empregado.
O subsídio é utilizado de acordo com a sua finalidade (nas receitas): a fração excedente é excluída da base de cálculo das contribuições para a segurança social.
3.2 – Reembolso de despesas de viagens de negócios com base nas despesas reais
A segunda modalidade de reembolso das despesas de viagem de negócios é calculada com base nas despesas reais . Neste caso, o empregador reembolsa ao euro mais próximo o valor das despesas incorridas pelo empregado. O reembolso real não está sujeito a qualquer limite de isenção . No entanto, para ser excluído da base da contribuição social, as despesas do empregado devem ser justificadas . Em outras palavras, o empregador deve provar que o empregado suportou esses custos pelo seu trabalho. Devem ser apresentados os comprovativos das despesas.
4 – Quais são os limites de reembolso para despesas com viagens de negócios?
Os reembolsos de despesas de deslocação pagas aos trabalhadores no âmbito do seu trabalho estão isentos de contribuições para a segurança social até ao limite de um montante fixo fixado pela Administração Fiscal.
Esta tabela de impostos abrange:
refeições no restaurante (funcionário em viagem de negócios impedido de retornar ao local de residência);
refeições no local de trabalho;
refeições fora das instalações da empresa e fora do restaurante;
despesas de viagem;
custos de quilometragem (funcionário obrigado a usar seu veículo pessoal para o trabalho).
4.1 – Limite de reembolso das despesas com alimentação
A tabela de isenção do subsídio de refeição foi aumentada em 4% a partir de 1 de setembro de 2022. O limite de reembolso das despesas de refeição passa a ser o seguinte.
7,10 euros para o subsídio de refeição no local de trabalho.
20,20 euros para o subsídio de refeição do empregado no restaurante.
9,90 euros para o subsídio de refeição do colaborador fora das instalações da empresa e fora do restaurante.
4.2 – Limite de reembolso para viagens de longa distância
O limite de reembolso para despesas com viagens de longa distância varia de acordo com o destino e a duração da viagem.
4.2.1 – Limite de reembolso para despesas de viagem de longa distância em função da duração da viagem
O reembolso das despesas de viagem de longa distância varia de acordo com a duração da viagem . O valor da remuneração fixa é fixado por dia. Este valor é reduzido em 15% a partir do 4º mês para uma mudança de menos de dois anos. A redução é de 30% a partir do 25º mês para viagens acima de 24 meses.
4.2.2 – Limite de reembolso de despesas de viagens de longa distância dependendo do destino da viagem
O limite de reembolso para despesas com viagens de longa distância varia de acordo com o destino .
4.2.2.1 – Limite de reembolso de despesas de viagem de longa distância na França continental
O limite de reembolso para viagens de longa distância na França continental é o seguinte:
19,10 euros para o subsídio de refeição.
72,50 euros para alojamento e subsídio de pequeno-almoço em Paris.
53,80 euros para alojamento e subsídio de pequeno-almoço nas províncias.
4.2.2.2 – Limite de reembolso para viagens de longa distância ao exterior
O limite de reembolso para despesas de viagem de longa distância no exterior da França é o seguinte:
17,50 euros para o subsídio de refeição.
70 euros para subsídio de alojamento.
4.2.2.3 – Limite de reembolso de despesas com viagens de longa distância ao exterior
O limite de reembolso para despesas de viagem ao exterior é o seguinte:
21 euros para o subsídio de refeição.
90 euros para subsídio de alojamento.
4.3 – Limite de reembolso das despesas com quilometragem
A escala quilométrica aplica-se ao transporte de casa para o local de trabalho e às viagens de negócios durante o horário de trabalho. É calculado de acordo com a potência do veículo e a quantidade de quilômetros percorridos . Esta tabela tem em conta a depreciação da viatura pessoal do colaborador, as despesas de reparação, manutenção e pneus, bem como os custos de consumo de combustível e prémios de seguro.